As condições de atribuição das ajudas de custo aos servidores do Estado constam do Decreto-Lei n.º 192/95, de 28 de julho, que disciplina o abono de ajudas de custo por deslocação em serviço ao estrangeiro, e do Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril, que disciplina a atribuição de ajudas de custo em território nacional.

Nos termos da alínea d) do n.º 3 do artigo 2.º do Código de IRS, as ajudas de custo não são tributadas como rendimento do trabalho na parte em que não excedam os limites legais desde que sejam observados os pressupostos da sua atribuição aos servidores do Estado.

Ora, como referimos logo de início, os pressupostos da atribuição das ajudas de custo constam do Decreto-Lei nº 106/98, de 24 de abril. O abono da ajuda de custo corresponde ao pagamento de uma parte da importância diária que estiver fixada ou da sua totalidade, e, conforme o disposto nos termos do artigo 8.º daquele diploma, o limite diário das ajudas de custo excluído de tributação é determinado nos seguintes termos:

a) Se a deslocação abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 13 e as 14 horas – 25%;

b) Se a deslocação abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 20 e as 21 horas – 25%;

c) Se a deslocação implicar alojamento – 50%.

As despesas de alojamento só são consideradas nas deslocações diárias que se não prolonguem para dia seguinte, quando o funcionário não dispuser de transportes colectivos regulares que lhe permitam regressar à sua residência até às 22 horas.

Nas deslocações por dias sucessivos abonam-se as seguintes percentagens da ajuda de custo diário:

Atente-se que relativamente às percentagens referentes ao pagamento de uma ou duas refeições e alojamento, não haverá lugar aos respetivos abonos quando a correspondente prestação seja fornecida em espécie.

Fazemos agora um pequeno interregno para clarificar como, embora sem prejuízo de melhor opinião, deve ser entendido qual o limite diário das ajudas de custo excluído de tributação. Considerando que o limite máximo diário excluído de tributação no território nacional, é de 50,20€, a parte da ajuda de custo excluído de tributação em sede de IRS é de 25% desse valor, ou seja, 12,55€, se a deslocação abranger um só dos períodos acima explicitados, sendo o excesso considerado rendimento da categoria “A” sujeito a tributação.

Salientamos que o artigo 37.º – Subsídio de refeição, deste diploma (DL 106/98), estabelece que o quantitativo correspondente ao abono diário do subsídio de refeição é deduzido nas ajudas de custo, quando as despesas sujeitas a compensação incluírem o custo do almoço. 

Pensamos que será útil chamarmos a atenção para o facto de as ajudas de custo e os encargos com a compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador ao serviço da entidade patronal serem duas realidades distintas.

Conforme acima referimos, pelo que solicitamos que nos perdoem a redundância, as ajudas de custo visam compensar o trabalhador pelas despesas por si suportadas, nas suas deslocações para além de 20Kms do domicílio necessário, com o almoço (25%), o jantar (25%) e a dormida (50%).

Os encargos com a compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador ao serviço da entidade patronal têm como limite 0,36/Km

Os limites referidos correspondem aos limites legais a partir dos quais os gastos em causa são de considerar remuneração do trabalho dependente (Categoria A), na parte excedente dos respetivos limites, conforme resulta do disposto na alínea d) do n.º 3 do artigo 2.º do CIRS.

A aceitação como encargo dedutível em IRC, depende da respetiva comprovação através de mapa devidamente elaborado e assinado, conforme previsto na alínea h) do n.º 1 do artigo 23.º-A do CIRC, que estipula não serem dedutíveis para efeitos da determinação do lucro tributável mesmo quando contabilizadas como gastos do período de tributação, as ajudas de custo e os encargos com compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador, ao serviço da entidade patronal, não faturados a clientes, escriturados a qualquer título, sempre que a entidade patronal não possua, por cada pagamento efetuado, um mapa através do qual seja possível efetuar o controlo das deslocações a que se referem aqueles encargos, designadamente os respetivos locais, tempo de permanência, objetivo e, no caso de deslocação em viatura própria do trabalhador, identificação da viatura e do respetivo proprietário, bem como o número de quilómetros percorridos, exceto na parte em que haja lugar a tributação em sede de IRS na esfera do respetivo beneficiário.

Note-se que os encargos em causa, ajudas de custo e os encargos com compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador, ao serviço da entidade patronal, salvo se debitados aos clientes, estão sujeitos a tributação autónoma, conforme previsto no n.º 9 do artigo 88.º do CIRC, à taxa de 5 %, exceto na parte em que haja lugar a tributação em sede de IRS na esfera do respetivo beneficiário.

Salientamos que mesmo no caso da não existência dos mapas que possibilitem o controlo das deslocações, pelo que estes encargos, não sendo dedutíveis fiscalmente, devem ser inscritos no campo 730 do Quadro 07 da declaração modelo 22, cujas instruções de preenchimento referem que neste campo são acrescidos os encargos com ajudas de custo e com a compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador, ao serviço da entidade patronal, não faturados a clientes, escriturados a qualquer título, na parte em que não haja lugar a tributação em sede de IRS na esfera do beneficiário, sempre que a entidade patronal não possua, por cada pagamento efetuado, um mapa através do qual seja possível efetuar o controlo das deslocações a que se referem os encargos, estes mesmos encargos, apesar de não dedutíveis fiscalmente, são também tributados em IRC à taxa autónoma de 5%, conforme estipulado no n.º 9 do artigo 88.º do CIRC.

Relativamente à questão da deslocação em viatura própria do trabalhador, o n.º 4 do Despacho do Diretor-Geral de 10 de março de 2009, esclarece que o conceito “deslocação em viatura própria do trabalhador” ou “utilização de automóvel próprio em serviço da entidade patronal”, constantes, respetivamente, da alínea f) do n.º 1 do artigo 42.º [atual alínea h) do n.º 1 do artigo 23.º-A] do Código do IRC e da alínea d) do n.º 3 do artigo 2.º do Código do IRS, deve ser entendido como qualquer viatura que não faça parte do imobilizado da entidade patronal, nem a esta seja imputável qualquer responsabilidade ou encargo pelo seu uso.”

Ainda no que se refere à atribuição de ajudas de custo e compensação pela deslocação em viatura própria, a Informação Vinculativa referente ao processo 1927/2000, com despacho concordante do Sr. Diretor-Geral dos Impostos, em 2004.02.13, esclarece que pode o sócio gerente apresentar, do mesmo modo que os outros trabalhadores, despesas com ajudas de custo e com compensação pela deslocação em viatura própria, comprovadamente indispensáveis para a obtenção de proveitos, com a limitação consagrada na alínea f), do n.º 1, do art.º 42.º [atualmente, alínea h) do n.º 1 do artigo 23.º-A] do Código de IRC.

Aproveitamos o ensejo para referir que os montantes pagos pela atribuição dos rendimentos em análise, devem ser declarados à AT, através da Declaração Mensal de Remunerações (DMR), sendo inscritos os valores que excederem os respetivos limites com o código A e, os que não os excederem, com os códigos:

A21 – Subsídio de refeição (parte não sujeita) – Subsídio de refeição na parte que não exceder os limites estabelecidos na subalínea n.º 2), da alínea b), do n.º 3, do artigo 2.º do Código do IRS (subsídio de refeição na parte em que exceder o limite legal estabelecido ou em que o exceda em 60 % sempre que o respetivo subsídio seja atribuído através de vales de refeição. 

A22 – Ajudas de custo e deslocações em automóvel próprio (parte não sujeita) – Ajudas de custo e as importâncias auferidas pela utilização de automóvel próprio em serviço da entidade patronal, na parte em que ambas não excedam os limites legais, tal como estão definidos na alínea d), do n.º 3, do artigo 2.º do Código do IRS.

No que concerne à sujeição destes rendimentos a tributação em sede da Segurança Social, o n.º 3 do artigo 46.º do Código dos Regimes Contributivos estabelece que estão sujeitos a incidência contributiva, nos mesmos termos previstos no Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares.

Ao finalizarmos recordamos que a Portaria n.º 1553-D/2008, de 31/12, procedeu à revisão anual, entre outros suplementos remuneratórios, das tabelas de ajudas de custo, subsídios de refeição e de viagem. Entretanto foram publicados os seguintes diplomas que aprovaram um conjunto de medidas adicionais de redução de despesa com vista à consolidação orçamental: Decreto-Lei n.º 137/2010, de 28/12, Leis n.ºs 64-B/2011, de 30/12, 66-B/2012, de 31/12 e 82-B/2014, de 31/12, pelo que a tabela atualmente em vigor, salvo erro ou omissão, é a seguinte:  

Limites dos montantes das Ajudas de custo, Quilómetros e Subsídios de Refeição que vigoram desde 2013