As faturas e os documentos fiscalmente relevantes, enviados eletronicamente, deverão conter a assinatura digital já a partir de 1 de janeiro de 2023.

Assim, de acordo com o  Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, a partir de 2023 as faturas só serão válidas se incorporarem uma assinatura digital qualificada.

O que é a Assinatura Digital Qualificada?

A assinatura digital qualificada ou assinatura eletrónica qualificada ou assinatura digital é um reconhecimento exclusivo, intransmissível e que identifica a empresa responsável pela emissão do documento digital, garantindo a integridade dos dados que nele estão incluídos e só pode ser emitida por uma entidade credenciada.

É necessário que esta assinatura digital seja gerada a partir de um dispositivo designado de QSCD (Qualified Signature Creation Devices). Este dispositivo dá aos documentos uma validade legal equivalente às assinaturas manuscritas em todos os estados membros da UE.

É importante destacar que apenas as entidades credenciadas pelo Gabinete Nacional de Segurança e mencionadas na Trusted List publicada por a Comissão Europeia estão aptas a gerar uma assinatura digital com valor legal e os selos eletrónicos devem ser gerados por um dispositivo de criação de assinaturas e selos digitais. 

Quais são as diferenças entre a Assinatura Digital Qualificada e o Selo Qualificado?

A assinatura digital qualificada tem a informação de quem está a assinar o documento, já o selo eletrónico contém apenas a informação encriptada que irá identificar a empresa. Ambos os mecanismos mesmo sendo distintos, cumprem o mesmo objetivo de autenticar os documentos.

Quais os documentos que têm a obrigatoriedade de incluir a assinatura digital?

Todas as faturas e documentos fiscalmente relevantes são obrigados a conter a assinatura digital qualificada.

Quais são as empresas abrangidas por esta obrigação?

Esta obrigação destina-se a todas as empresas que optem por enviar faturas em PDF por correio eletrónico (e-mail), como alternativa às faturas em papel. Conheça melhor acerca da faturação eletrónica.